السبت، 21 ديسمبر 2013

النماذج المستخدمة في إدارة المشتريات حسب الدورة المستندية

هناك عدد من النماذج التي تم تصميمها وإعدادها من واقع حاجة العمل وقد تم إعتمادها من الإدارة و تستخدم يوميا حسب نوعية المعاملة ومن هذه النماذج مايلي :















إعلان بشأن تحديد الإدارات المختصة بشراء بعض المواد

من المهم لكل من يهم بطلب تأمين مواد أن يتبع ما جاء في الإعلان التالي وذلك لتحقيق طلبه بكفاءة عالية من قبل المختصين وللمحافظة على مواصفات الجامعة ولتنظيم عملية شراء تلك المواد بما يحقق الإستفادة القصوى من الميزانية.


الخميس، 19 ديسمبر 2013

خريطة الصلاحيات المالية للمسئولين بالجامعة

تم ترجمة كتاب الصلاحيات المالية للمسئولين بالجامعة الى الخريطة التالية 

ليسهل إدخالها الى نظام أوراكل ، وحتى يسهل لمنسوبي الجامعة إتباعها


الثلاثاء، 17 ديسمبر 2013

ملخص لإجراءات المناقصات


المناقصات
1-     استلام الطلب بالنظام وتحويله للموظف المختص بعد تسجيله في برنامج العقود.
*يجب عند طرح مناقصة توفر: موافقة لجنة التخطيط + موافقة لجنة مراجعة طلبات الشراء+ طلب شراء بالنظام مرفق به المواصفات الخاصة بالمناقصة اسم المناقصة باللغة العربية والشروط الخاصة قبل التحويل للموظف. (مراجعة) وفي حال عدم توفر هذه المتطلبات أرسال خطاب للقسم الطالب بتوفيرها لكي نتمكن من طرحها كمناقصة ويعطي فرصة اسبوع ومن ثم يعاد الطلب بالنظام لهم.
2-     عمل مسودة لكراسة المواصفات.
*يتم طباعة الكراسة بالترتيب 1- غلاف المناقصة 2- المقدمة التعريفية عن الجامعة 3- الشروط العامة 4- المواصفات الخاصة بالطلب 5- الشروط الخاصة{ مثل تقديم عينة,ضمان على الجهاز, الخ } 6- نموذج العطاء  حيث يجب أن يتم عمل العطاء بشكل جدول مثل [ اسم الجهاز , اسم الشركة المصنعة, رقم الجهاز, بلد الصنع, وحدة القياس, الكمية, السعر ألأفرادي,السعر الإجمالي]  (مراجعة).
3-     إرسال  كراسة المناقصة للمشرف للموافقة عليها.
4-     طباعة الكراسة النهائية.
*يتم طباعة الكراسة النهائية بعدة نسخ بعد مراجعة المسودة وموافقة سعادة المشرف وتغليفها لإعدادها للبيع.
5-     عمل خطاب الإعلان و أرسالة للشؤون الإدارية للإعلان بالصحف المحلية وموقع الجامعة الالكتروني(مراجعة).
6-     بيع كراسة المناقصات بسند استلام للشيك وبشرط إن يكون مندوب الشركة سعودي الجنسية ومفوض بخطاب من الشركة وإحضار صورة السجل التجاري وصورة من شهادة التصنيف.
7-     إرسال دعوات خاصة لبعض الموردين المقترحين من القسم إن لزم.
8-     استلام العطاءات من الموردين بسند استلام رسمي ويجب إن يكون العطاء معنون باسم الجامعة رئيس لجنة فتح المظاريف ويذكر اسم المناقصة ورقمها ويشمع بالشمع حسب النظام.
9-     الإعلان مرة أخرى في حالة التأجيل وإرسال خطابات للموردين الذين اشتروا كراسة المناقصة.
10- فتح المظاريف بواسطة اللجنة المكونة لهذا الغرض. (مراجعة)  
11- إرسال شيكات شراء المناقصة للمالية بكشف يبين نوع السداد بشيك أو بإيداع عن طريق البنك.
12- إرسال ملف المناقصة والعطاءات للقسم بعد فتح المظاريف لعمل التوصية.
13- المتابعة مع القسم لإنهاء التوصية بأسرع وقت ممكن.
14- عرض الملف على لجنة العروض والمناقصات ومتابعة إنهاء المحضر. (مراجعة)
15- عمل ارتباط بالنظام بعد اخذ أرقام التخزين من المستودعات حسب عرض الأسعار ويرسل للموافقة من المدقق والمدير. (مراجعة)
16- إرسال ملف المناقصة للميزانية لعمل ارتباط مالي ومن ثم يرسل عن طريق الميزانية للمراقب المالي للموافقة النهائية.
17- طباعة تقرير يخص جميع الخطوات السابقة(مراجعة).
النماذج الثابتة التي سوف تستخدم: ( نموذج الكراسة )
1-     نموذج طلب من القسم توفير الشروط اللازمة لطرح مناقصة. 2
2-     - نموذج خطاب الإعلان عن المناقصة.
3-     نموذج الدعوات الخاصة. 4
4-     - نموذج إرسال الشيكات للمالية. 5
5-     - نموذج إرسال الملف للقسم لعمل التوصية.
6-     نموذج متابعة مع القسم لإنهاء التوصية.
7-     نموذج طلب خصم.
8-     نموذج تجديد عطاء.
9-     نموذج تجديد ضمان بنكي ابتدائي.
10-  نموذج اجندة لجنة المناقصات والمشتريات.




النقاط المهمة التي يجب أخذها في الاعتبار عند عمل طلب الشراء:

النقاط المهمة التي يجب أخذها في الاعتبار عند عمل طلب الشراء:
1-   تحديد رقم التحزين للبنود محل الشراء  ( إذا كانت بنود مادية ملموسة ) .
2-  تحديد وصف عام لطلب الشراء
3-  تحدير مبررات الشراء .
4-  لا يجيز لك نظام المشتريات الحكومية تحديد ماركة تجارية معينة وعند الضورة يلزم ذكر الماركة وأتبعها بجملة " أو ما يعادلها "  
5-  حضر على الأقل ثلاثة من الموردين المقترحين الذين ترى إن ما تطلبه متاح لديهم فهذا يساعد مأمور الشراء في مخاطبة المصادر الإيجابية للحصول على عروض أسعار في أقصر فترة ممكنه.
6-  أدخل بخانة البيانات الإضافية ( DFF FILE  ) بيانات الموردين المقترحين :
-        اسم المورد
-        رقم الفاكس
-        رفم الهاتف
-        عنوان بريده الإليكتروني
-        اسم الدولة الموجود بها.
خاصة إذا كان مورد جديد وغير مسجل بالنظام وهذا سيمكن الموظف المختص بالمشتريات من إنشاء سجل لهذا المورد بالنظام ليسهل الوصول إليه بواسطة مأمور الشراء  وبالتالي توجيه الدعوة له لإرسال عرض أسعار من جانبه.

7-  يمكنك أن ترفق بطلب الشراء بالنظام ملف أو رابط أو تكتب مواصفات فنية مثل الشكل أو اللون أو نوع الكهرباء المطلوبة ( 110 أو 220 (   أو التردد  أو المقاسات أو الحجم ولكن لا ترفق قائمة تحتوي على بنود يكون لها عدد وقيمة  بل يتعين الحصول على ارقام تخزين لها وإدخالها ضمن سطور طلب الشراء ليسهل استلامها بالمستودعات ويسهل سداد قيمتها بالمحاسبة.

8-  حاول أن تكون القيمة التقديرية للبنود التي تطلبها منطقية دون إقلال أو مبالغة حتى يمر طلب الشراء على المسئول صاحب الصلاحية في اعتماده وحتى يمكن توجيه طلب الشراء إلى إدارة المشتريات أو إدارة العقود والمناقصات لعمل عليه ، إذ حالة وضع قيمة تقديرية بعيد كثيرا عن الواقع قد يتسبب في تأخير إنجاز طلبك .

9-  حدد اسم طالب الشراء إذا كان شخص آخر خلاف معد الطلب حتى يمكن ارسال الملف له للتوصية وعند وصول المواد يتم تسليمها له وليس لمعد الطلب .

10-                   لا تنسى دائما حفظ عملك قبل الخروج من المستند وإلا ستفقد كل ما عملت.





الاثنين، 16 ديسمبر 2013

موقع إدارة المشتريات بالهيكل التنظيمي

موقع إدارة المشتريات بالهيكل التنظيمي


 إدارة المشتريات
 هي إحدى الإدارات التابعة للإدارة العامة للمواد
 والأخـــــــيرة
 هي إحدى الإدارت العامة التي يشرف عليها
 المشرف العام على الخدمات بالجامعة