المناقصات
1-
استلام الطلب بالنظام
وتحويله للموظف المختص بعد تسجيله في برنامج العقود.
*يجب عند
طرح مناقصة توفر: موافقة لجنة التخطيط + موافقة لجنة مراجعة طلبات الشراء+ طلب شراء
بالنظام مرفق به المواصفات الخاصة بالمناقصة اسم المناقصة باللغة العربية والشروط الخاصة قبل
التحويل للموظف. (مراجعة) وفي حال عدم توفر هذه المتطلبات أرسال خطاب للقسم
الطالب بتوفيرها لكي نتمكن من طرحها كمناقصة ويعطي فرصة اسبوع ومن ثم يعاد الطلب
بالنظام لهم.
2- عمل مسودة لكراسة المواصفات.
*يتم
طباعة الكراسة بالترتيب 1- غلاف المناقصة 2- المقدمة التعريفية عن الجامعة 3-
الشروط العامة 4- المواصفات الخاصة بالطلب 5- الشروط الخاصة{ مثل تقديم عينة,ضمان
على الجهاز, الخ } 6- نموذج العطاء حيث
يجب أن يتم عمل العطاء بشكل جدول مثل [ اسم الجهاز , اسم الشركة المصنعة,
رقم الجهاز, بلد الصنع, وحدة القياس, الكمية, السعر ألأفرادي,السعر الإجمالي] (مراجعة).
3- إرسال كراسة المناقصة للمشرف للموافقة
عليها.
4- طباعة الكراسة النهائية.
*يتم طباعة
الكراسة النهائية بعدة نسخ بعد مراجعة المسودة وموافقة سعادة المشرف وتغليفها
لإعدادها للبيع.
5- عمل خطاب الإعلان و أرسالة للشؤون الإدارية للإعلان بالصحف المحلية وموقع
الجامعة الالكتروني(مراجعة).
6- بيع كراسة المناقصات بسند استلام للشيك وبشرط إن يكون مندوب الشركة سعودي
الجنسية ومفوض بخطاب من الشركة وإحضار صورة السجل التجاري وصورة من شهادة التصنيف.
7- إرسال دعوات خاصة لبعض الموردين المقترحين من القسم إن لزم.
8- استلام العطاءات من الموردين بسند استلام رسمي ويجب إن يكون العطاء معنون
باسم الجامعة رئيس لجنة فتح المظاريف ويذكر اسم المناقصة ورقمها ويشمع بالشمع حسب
النظام.
9- الإعلان مرة أخرى في حالة التأجيل وإرسال خطابات للموردين الذين اشتروا كراسة
المناقصة.
10- فتح المظاريف بواسطة اللجنة المكونة لهذا الغرض. (مراجعة)
11- إرسال شيكات شراء المناقصة للمالية بكشف يبين نوع السداد بشيك أو بإيداع
عن طريق البنك.
12- إرسال ملف المناقصة والعطاءات للقسم بعد فتح المظاريف لعمل التوصية.
13- المتابعة مع القسم لإنهاء التوصية بأسرع وقت ممكن.
14- عرض الملف على لجنة العروض والمناقصات ومتابعة إنهاء المحضر. (مراجعة)
15- عمل ارتباط بالنظام بعد اخذ أرقام التخزين من المستودعات حسب عرض الأسعار
ويرسل للموافقة من المدقق والمدير. (مراجعة)
16- إرسال ملف المناقصة للميزانية لعمل ارتباط مالي ومن ثم يرسل عن طريق
الميزانية للمراقب المالي للموافقة النهائية.
17- طباعة
تقرير يخص جميع الخطوات السابقة(مراجعة).
النماذج الثابتة التي سوف
تستخدم: ( نموذج الكراسة )
1-
نموذج طلب من القسم
توفير الشروط اللازمة لطرح مناقصة. 2
2- - نموذج خطاب الإعلان عن المناقصة.
3-
نموذج الدعوات
الخاصة. 4
4- - نموذج إرسال الشيكات للمالية. 5
5- - نموذج إرسال الملف للقسم لعمل التوصية.
6-
نموذج متابعة مع
القسم لإنهاء التوصية.
7-
نموذج طلب خصم.
8-
نموذج تجديد عطاء.
9-
نموذج تجديد ضمان
بنكي ابتدائي.
10- نموذج اجندة لجنة المناقصات
والمشتريات.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق