النقاط المهمة التي يجب أخذها في الاعتبار
عند عمل طلب الشراء:
1- تحديد رقم التحزين للبنود محل الشراء ( إذا كانت بنود مادية ملموسة ) .
2- تحديد وصف
عام لطلب الشراء
3- تحدير
مبررات الشراء .
4- لا يجيز
لك نظام المشتريات الحكومية تحديد ماركة تجارية معينة وعند الضورة يلزم ذكر
الماركة وأتبعها بجملة " أو ما يعادلها "
5- حضر على
الأقل ثلاثة من الموردين المقترحين الذين ترى إن ما تطلبه متاح لديهم فهذا يساعد
مأمور الشراء في مخاطبة المصادر الإيجابية للحصول على عروض أسعار في أقصر فترة
ممكنه.
6- أدخل
بخانة البيانات الإضافية ( DFF FILE ) بيانات الموردين المقترحين :
-
اسم المورد
-
رقم الفاكس
-
رفم الهاتف
-
عنوان بريده الإليكتروني
-
اسم الدولة الموجود بها.
خاصة إذا كان مورد جديد وغير مسجل بالنظام
وهذا سيمكن الموظف المختص بالمشتريات من إنشاء سجل لهذا المورد بالنظام ليسهل
الوصول إليه بواسطة مأمور الشراء وبالتالي
توجيه الدعوة له لإرسال عرض أسعار من جانبه.
7- يمكنك أن
ترفق بطلب الشراء بالنظام ملف أو رابط أو تكتب مواصفات فنية مثل الشكل أو اللون أو
نوع الكهرباء المطلوبة ( 110 أو 220 ( أو
التردد أو المقاسات أو الحجم ولكن لا ترفق
قائمة تحتوي على بنود يكون لها عدد وقيمة
بل يتعين الحصول على ارقام تخزين لها وإدخالها ضمن سطور طلب الشراء ليسهل
استلامها بالمستودعات ويسهل سداد قيمتها بالمحاسبة.
8- حاول أن
تكون القيمة التقديرية للبنود التي تطلبها منطقية دون إقلال أو مبالغة حتى يمر طلب
الشراء على المسئول صاحب الصلاحية في اعتماده وحتى يمكن توجيه طلب الشراء إلى
إدارة المشتريات أو إدارة العقود والمناقصات لعمل عليه ، إذ حالة وضع قيمة تقديرية
بعيد كثيرا عن الواقع قد يتسبب في تأخير إنجاز طلبك .
9- حدد اسم
طالب الشراء إذا كان شخص آخر خلاف معد الطلب حتى يمكن ارسال الملف له للتوصية وعند
وصول المواد يتم تسليمها له وليس لمعد الطلب .
10-
لا تنسى دائما حفظ عملك قبل الخروج من
المستند وإلا ستفقد كل ما عملت.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق